Inventário extrajudicial: requisitos, documentos e etapas

Inventário é o procedimento pelo qual se levantam os bens, direitos e dívidas deixados por uma pessoa falecida, apura-se quem são os herdeiros e o eventual meeiro ou companheiro, calcula-se o quanto cabe a cada um e, ao final, formaliza-se a partilha. Enquanto isso não acontece, o patrimônio permanece em estado de indivisão: em regra, a transferência definitiva aos sucessores e a plena regularização do imóvel, do veículo ou das participações societárias dependem da conclusão do inventário. Isso não significa paralisia absoluta — existem atos preparatórios a cargo do inventariante nomeado, como a obtenção de informações bancárias e fiscais do falecido e o levantamento de quantias para despesas, e há hipóteses excepcionais, sujeitas a requisitos estritos, de alienação de bens do espólio antes da escritura final.

Existem dois caminhos possíveis. O inventário judicial tramita perante o juízo competente e termina com sentença. O inventário extrajudicial é feito por escritura pública lavrada em tabelionato de notas e, quando cabível, não depende de homologação judicial. A escritura é, ela própria, título hábil para o registro imobiliário, para a transferência de veículos, para o levantamento de valores e para os demais atos perante os órgãos competentes, conforme o art. 610, § 1º, do Código de Processo Civil.

Dois pontos práticos costumam surgir logo no início. O primeiro é a escolha do tabelionato: ela é livre, não se aplicando as regras de competência territorial próprias do processo judicial — os interessados podem procurar qualquer tabelião de notas. O segundo é a assistência jurídica: a presença de advogado ou de defensor público é obrigatória na lavratura da escritura, com qualificação e assinatura no ato. Não se trata de formalidade dispensável; é requisito de validade previsto no art. 610, § 2º, do CPC e detalhado na Resolução CNJ 35/2007.

A fórmula repetida com frequência — “só é possível se todos forem capazes e não houver testamento” — descreve a regra-base, mas hoje está incompleta. É necessário separar três planos.

A regra-base do Código de Processo Civil

O art. 610, § 1º, do CPC autoriza o inventário e a partilha por escritura pública quando todos os interessados forem capazes e concordes. Concordância aqui significa acordo integral sobre quem são os herdeiros, quais são os bens, como se calculam os quinhões e como se divide o acervo. Basta uma divergência relevante sobre qualquer desses pontos para que a via extrajudicial deixe de ser adequada.

Hipóteses controladas envolvendo menor ou incapaz

A Resolução CNJ 571/2024 alterou a Resolução 35/2007 e passou a admitir, em hipóteses delimitadas, a lavratura de escritura de inventário e partilha com a participação de menor ou incapaz. As balizas são cumulativas e restritivas: o quinhão ou a meação do menor ou incapaz deve ser pago em parte ideal de cada um dos bens do acervo — de modo que ele não seja prejudicado por uma divisão que lhe atribua bens de liquidez ou valor diferentes —, não pode haver disposição, renúncia, cessão ou transação sobre os bens que lhe cabem, e é necessária manifestação favorável do Ministério Público antes da lavratura.

Na prática, isso significa que a presença de um filho menor não inviabiliza automaticamente o caminho extrajudicial, mas impõe uma partilha rigorosamente proporcional e um trâmite adicional junto ao Ministério Público. Partilhas criativas — em que um herdeiro fica com o imóvel e outro com valores equivalentes — tendem a não se enquadrar nessa hipótese.

Existência de testamento

Também é possível o inventário extrajudicial havendo testamento, desde que cumpridos os requisitos do art. 12-B da Resolução 35/2007. O ponto central é a existência de autorização expressa em sentença transitada em julgado proferida na ação de abertura, registro e cumprimento do testamento: é o juízo que verifica a regularidade formal do ato de última vontade e autoriza que a partilha se faça por escritura. Somam-se a isso o consenso entre os interessados capazes e a assistência jurídica.

Há impedimento expresso no art. 12-B, § 1º: se a certidão do testamento ou o seu teor revelar disposição de reconhecimento de filho ou outra declaração irrevogável, o inventário deverá seguir pela via judicial. Por isso a análise do caso concreto — inclusive do conteúdo das disposições testamentárias — é indispensável antes de assumir que o caminho extrajudicial está aberto.

Alguns cenários impedem ou desaconselham a escritura pública, ainda que os requisitos formais pareçam presentes à primeira vista:

• conflito relevante entre herdeiros, ainda que apenas sobre a avaliação de um bem ou sobre dívidas do falecido;
• dúvida sobre a vontade manifestada, sobre a validade de disposições ou sobre a capacidade do autor da herança ao tempo de determinado ato;
• suspeita de fraude, ocultação de bens, doações inoficiosas ou simulação que demande apuração;
• manifestação desfavorável ou impugnação do Ministério Público nas hipóteses em que sua atuação é exigida;
• necessidade de prova complexa, como perícia contábil, apuração de haveres em sociedade ou reconhecimento de união estável controvertida;
• bens localizados no exterior, que envolvem legislação estrangeira e podem exigir procedimento próprio no país da situação do bem.

Nesses casos, insistir no caminho extrajudicial costuma produzir retrabalho: o tabelionato recusa a lavratura, ou a escritura é lavrada e depois encontra resistência no registro. A definição da via correta é, portanto, parte da análise jurídica inicial, e não uma escolha meramente administrativa.

A relação varia conforme o acervo, o Estado e o tabelionato, mas os documentos a seguir aparecem na maior parte dos inventários:

• certidão de óbito do autor da herança;
• documentos de identidade e CPF do falecido, do cônjuge ou companheiro sobrevivente, dos herdeiros e respectivos cônjuges;
• certidões que comprovem o parentesco e o estado civil — certidão de casamento atualizada, certidões de nascimento dos filhos, certidão de casamento com averbação de divórcio quando houver;
• pacto antenupcial e seu registro, quando existente;
• documentos dos imóveis: matrícula atualizada, carnê de IPTU ou certidão de valor venal, e certidão negativa de tributos municipais;
• documentos dos bens móveis e direitos: certificado de registro de veículo, extratos e saldos de contas e investimentos, contrato social e alterações no caso de participações societárias, títulos e créditos;
• certidões fiscais em nome do falecido, conforme exigência local;
• CCIR, ITR e demais documentos próprios de imóvel rural, quando houver bem dessa natureza;
• certidão sobre a existência de testamento, obtida junto à central de registro competente;
• documentos adicionais exigidos pelo tabelionato ou pela Fazenda estadual em razão do caso.

1. Identificar os herdeiros, o cônjuge meeiro ou companheiro, o regime de bens aplicável e a eventual existência de testamento.
2. Levantar bens, direitos, dívidas e reunir a documentação correspondente.
3. Definir o inventariante e obter dele as informações e declarações necessárias ao ato.
4. Avaliar os bens, calcular os quinhões e discutir a forma da partilha entre os interessados.
5. Preparar a declaração e providenciar o recolhimento do imposto de transmissão causa mortis, conforme a lei do Estado competente.
6. Submeter a minuta e os documentos ao tabelionato e, quando aplicável, encaminhar ao Ministério Público para manifestação.
7. Assinar a escritura pública de inventário e partilha.
8. Registrar ou transferir cada bem e direito perante os órgãos competentes: registro de imóveis, órgão de trânsito, instituições financeiras, junta comercial e demais entidades.

A última etapa é frequentemente subestimada. A escritura encerra o inventário, mas não substitui os registros: enquanto a matrícula do imóvel não for atualizada, a titularidade perante terceiros continua a do falecido.

Antes da escritura final, o art. 11-A da Resolução 35/2007, incluído pela Resolução 571/2024, admite, em caráter excepcional, escritura pública de autorização para alienar bem do espólio a fim de custear impostos, honorários, emolumentos e outras despesas do inventário, que devem vir discriminadas no ato. A hipótese é sujeita a requisitos estritos — entre eles o consenso dos interessados, a vinculação do preço ao pagamento dessas despesas, a prestação de contas e a garantia assumida pelo inventariante quanto ao remanescente. Não se trata de autorização ampla para dispor livremente do patrimônio do espólio, e o cabimento depende do exame do caso e da orientação do tabelionato.

O art. 611 do CPC prevê que o inventário e a partilha devem ser abertos dentro de dois meses a contar da abertura da sucessão, ultimando-se nos doze meses subsequentes, prazos que o juiz pode prorrogar no inventário judicial. Já a Resolução CNJ 35/2007 admite que a escritura de inventário e partilha seja lavrada a qualquer tempo, cabendo ao tabelião fiscalizar o recolhimento de eventuais tributos e o cumprimento das obrigações acessórias. Lavrar a escritura depois desse prazo não afasta, por si só, a multa prevista na legislação tributária estadual ou distrital.

Isso não significa ausência de consequências pelo atraso. A legislação tributária de cada Estado regula o imposto de transmissão causa mortis e pode impor multa ou outros efeitos em razão da demora na declaração ou no recolhimento. Como as regras variam de um Estado para outro e mudam ao longo do tempo, a verificação deve ser feita à luz da legislação estadual aplicável ao caso.

Os custos do inventário extrajudicial reúnem, em regra: o imposto de transmissão causa mortis, calculado conforme a lei estadual; os emolumentos do tabelionato e, depois, do registro de imóveis; as certidões e taxas necessárias; eventuais avaliações de bens; e os honorários advocatícios contratados.

Não é correto afirmar que a via extrajudicial seja sempre mais barata ou mais rápida. Em acervos simples e com documentação em ordem, ela tende a ser eficiente. Em situações com muitos bens, pendências documentais, imóveis em Estados diferentes ou necessidade de manifestação do Ministério Público, o tempo e o custo podem se aproximar dos de um inventário judicial consensual. A comparação só é útil quando feita sobre o caso concreto.

• Há certidão de óbito e certidão sobre a existência de testamento?
• Todos os herdeiros estão identificados e de acordo com a partilha?
• Há menor, incapaz ou testamento? Em caso positivo, os requisitos específicos estão atendidos?
• O regime de bens e a eventual meação foram corretamente definidos?
• Bens, direitos e dívidas estão integralmente levantados e documentados?
• O imposto estadual foi apurado e as obrigações acessórias identificadas?
• Há advogado ou defensor público que assistirá o ato?
• Está claro o que precisará ser registrado ou transferido depois da escritura?

Quando alguma dessas respostas for negativa ou incerta, convém examinar os documentos antes de iniciar o procedimento. É comum que a análise inicial revele questões que mudam a via adequada — por exemplo, uma união estável não formalizada, uma doação anterior a herdeiro ou um bem sem registro regular. Para conferir a redação legal citada, vale consultar diretamente o texto do Código de Processo Civil no portal do Planalto.